Quản lý và áp dụng Mẫu dự án (Work Templates)

Trong nhiều doanh nghiệp, các dự án thường có tính chất lặp lại theo một quy trình chuẩn hóa (ví dụ: Quy trình Onboarding nhân viên mới, Quy trình Tổ chức sự kiện, Quy trình Triển khai khách hàng B2B). Thay vì phải tạo lại từng đầu việc thủ công, tính năng Mẫu dự án (Work Templates) giúp bạn nhân bản toàn bộ quy trình chỉ trong vài giây.

1. Lợi ích của việc chuẩn hóa qua Mẫu dự án

• Tiết kiệm 90% thời gian khởi tạo: Chỉ cần 1 cú nhấp chuột để tạo toàn bộ 50+ đầu việc với đầy đủ mô tả, subtasks và checklist.
• Tránh bỏ sót đầu việc: Mọi bước quan trọng trong quy trình đều được định nghĩa sẵn bởi trưởng phòng chuyên môn.
• Dễ dàng chuyển giao: Nhân viên mới có thể nhìn vào template để tự tin thực hiện đúng trình tự công việc.

2. Quy trình lưu một Danh sách thành Mẫu

1. 1

   Chuẩn bị danh sách công việc chuẩn

   Xây dựng một Danh sách (List) hoàn chỉnh với đầy đủ các đầu việc, mô tả hướng dẫn, checklists và phân bổ thời lượng hợp lý.

2. 2

   Mở menu tùy chọn của Danh sách

   Nhấp vào biểu tượng Menu 3 chấm (...) cạnh tên Danh sách trên thanh điều hướng bên trái.

3. 3

   Chọn Lưu làm Mẫu

   Chọn mục Lưu làm Mẫu (Save as Template):

   • Đặt tên cho Mẫu (ví dụ: Mẫu Quy trình Tiếp nhận Nhân sự Mới).
   • Chọn các thành phần muốn giữ lại: Trạng thái, Trường tùy chỉnh (Custom Fields), Tự động hóa (Automations) hoặc Danh sách kiểm tra.
   • Chọn phạm vi chia sẻ: Chỉ mình tôi hoặc Toàn bộ công ty.
4. 4

   Xác nhận lưu

   Nhấp nút Lưu Mẫu. Mẫu này sẽ xuất hiện trong Thư viện Mẫu của doanh nghiệp.

3. Cách khởi tạo Dự án mới từ Mẫu có sẵn

1. Khi tạo Danh sách hoặc Không gian làm việc mới, chọn tab Chọn từ Thư viện Mẫu (Templates Library).
2. Duyệt qua các mẫu có sẵn và nhấp Xem trước (Preview).
3. Nhấp Sử dụng Mẫu này, đặt tên dự án mới và chọn ngày bắt đầu. Hệ thống sẽ tự động tính toán lại toàn bộ hạn chót của các đầu việc theo khoảng cách ngày đã định nghĩa trong mẫu!