Tự động hóa quy trình công việc (Work Automations)

Tự động hóa công việc (Automations) trong SolidWork giúp giải phóng đội ngũ của bạn khỏi các thao tác lặp đi lặp lại nhàm chán, giúp thông tin luôn được cập nhật chính xác theo thời gian thực.

1. Cấu trúc một Quy tắc Tự động hóa

Mỗi quy tắc tự động hóa trong SolidWork tuân theo nguyên lý kinh điển:

Khi có Sự kiện (Trigger) ➔ Nếu thỏa Điều kiện (Condition) ➔ Thực hiện Hành động (Action)

Các kịch bản tự động hóa phổ biến:

• Khi công việc được chuyển sang cột Hoàn thành $\rightarrow$ Tự động gán người duyệt và gửi thông báo cho Trưởng phòng.
• Khi một Task được tạo trong List Hỗ trợ Kỹ thuật $\rightarrow$ Tự động gán cho Trưởng nhóm IT và đặt mức ưu tiên Cao.
• Khi công việc quá hạn 1 ngày $\rightarrow$ Tự động gửi cảnh báo khẩn cấp vào kênh trao đổi.

2. Hướng dẫn thiết lập Quy tắc mới

1. 1

   Mở Trung tâm Tự động hóa

   Trong Danh sách công việc của bạn, nhấp vào biểu tượng Tự động hóa (Automations) ở góc trên bên phải màn hình.

2. 2

   Chọn Sự kiện kích hoạt (Trigger)

   Chọn thời điểm quy tắc sẽ bắt đầu chạy:

   • Khi trạng thái thay đổi...
   • Khi công việc được tạo mới...
   • Khi đến ngày hết hạn...
   • Khi người phụ trách thay đổi...
3. 3

   Thêm Điều kiện lọc (Condition - Tùy chọn)

   Thiết lập điều kiện để quy tắc chỉ chạy khi cần thiết (ví dụ: Chỉ áp dụng cho các công việc có Mức ưu tiên là Khẩn cấp).

4. 4

   Chọn Hành động thực hiện (Action)

   Chọn kết quả hệ thống sẽ tự động làm:

   • Đổi người phụ trách thành...
   • Đổi mức ưu tiên thành...
   • Gửi thông báo đến...
   • Di chuyển công việc sang Danh sách khác...
5. 5

   Bật và kích hoạt quy tắc

   Đặt tên gợi nhớ cho quy tắc và gạt công tắc sang trạng thái Kích hoạt (Active).